Convocatoria Asamblea General Ordinaria - No Presencial Virtual

CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR CAJASAN
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA NO PRESENCIAL - VIRTUAL CONVOCATORIA

El Consejo Directivo de la Caja Santandereana de Subsidio Familiar CAJASAN y el Director General, conforme lo establecido en los Estatutos de la Corporación y lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, adicionado por el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, y la Circular Única de la Superintendencia del Subsidio Familiar de marzo de 2022, se permite convocar a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados a Cajasan a celebrarse de forma no presencial (Virtual) el día 27 de mayo de 2025 a las 2:00 p.m. a través de una plataforma web tipo streaming, privada y segura, mediante la inscripción previa y accediendo a un vínculo (Link) que se reproduce en los navegadores de Internet comúnmente usados como Explorer o Chrome, por medio de usuario y contraseña personal intransferible debidamente autorizada por Cajasan, con el siguiente orden del día:

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum.
2. Lectura y aprobación del orden del día.
3. Designación de la comisión para revisión y aprobación del acta de la Asamblea General.
4. Informe del Director General.
5. Informe del Revisor Fiscal.
6. Aprobación de Estados Financieros a diciembre 31 de 2024.
7. Elección de Consejeros Representantes de los Empleadores para el periodo estatutario 2025-2028.
8. Elección Revisor Fiscal, principal y suplente para el periodo estatutario 2025-2028 y fijación de sus honorarios.
9. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo.
10. Propuesta honorarios miembros del Consejo Directivo.
11. Informe del Consejo Directivo y de las labores desarrolladas por el Comité Independiente de Auditoría.
12. Proposiciones y varios.

REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA NO PRESENCIAL (Virtual)

1. Podrán participar en la Asamblea General Ordinaria no presencial-Virtual a celebrarse el 27 de mayo de 2025 a las 2:00 p.m., los empleadores afiliados hábiles activos, que no se encuentren suspendidos conforme a la Ley y los Estatutos de la Corporación y que se encuentren a paz y salvo por aportes y demás obligaciones exigibles hasta la vigencia del mes de marzo de 2025, con plazo de pago oportuno hasta el día 19 de mayo de 2025.


2. Los representantes legales o personas naturales empleadores afiliados y apoderados que decidan participar virtualmente en la Asamblea General Ordinaria no presencial-Virtual, deberán realizar una inscripción previa en el portal web: www.cajasan.com en la opción denominada “Asamblea General Ordinaria no presencial-Virtual 2025” siguiendo las instrucciones allí indicadas, en el horario de 8:00 a.m. a 12m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes a partir del 13 de mayo y hasta el día 21 de mayo de 2025. No se dará tramite a las solicitudes de inscripción remitidas por medios diferentes al antes mencionado.


3. Los representantes legales o personas naturales empleadores afiliados que no puedan asistir virtualmente a la Asamblea General Ordinaria no presencial-Virtual 2025, podrán hacerse representar mediante poder otorgado por escrito por el Representante legal en el caso de personas jurídicas o, por el empleador si se trata de personas naturales; indicando el nombre y la cédula de ciudadanía del apoderado asamblea para la cual confiere el poder; nombre completo y cédula de ciudadanía del poderdante; la calidad en la cual lo confiere, si concede o no la facultad de sustituirlo y su firma.


4. Los poderes podrán ser presentados personalmente por el poderdante ante la Secretaria de la Dirección General de la CAJA, (sede administrativa de la Puerta del Sol, carrera 27 # 61 78, 5° piso), y ante los Responsables de los Centros Integrales de Servicios de los municipios de Barbosa, Socorro, San Gil, Vélez, Málaga, Barrancabermeja, Puerto Wilches, San Vicente, Cimitarra, Sabana de Torres y Zapatoca, quienes deberán tener acreditada su representación legal en los registros de la Corporación, o mediante reconocimiento de firma ante notario y posteriormente hacer entrega del poder en las oficinas mencionadas, en el horario de 8:00 a.m. a 12m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes a partir del 13 de mayo y hasta el día 21 de mayo de 2025.


5. Los poderes que no reúnan los anteriores requisitos no serán tenidos en cuenta. La fecha límite para la presentación de poderes es el día 21 de mayo de 2025 hasta las 5:00 p.m. En el portal web: www.cajasan.com estará disponible un formato de poder en la opción “Asamblea General Ordinaria no presencial-Virtual 2025”.


6. La inscripción de listas y planchas para la elección de los candidatos al Consejo Directivo en representación de los empleadores, debe hacerse por escrito en forma física y presentarse ante la secretaria de la Dirección General de la Caja (sede administrativa de la Puerta del Sol, carrera 27 # 61 78, 5° piso) en el horario de 8:00 a.m. a 12 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes a partir del 13 de mayo y hasta el día 22 de mayo de 2025. La inscripción debe incluir los siguientes documentos de cada uno de los candidatos inscritos en la lista o plancha así:


1. La lista o plancha con los nombres completos de los candidatos principales y suplentes personales, número de cédula de ciudadanía, nombre de la persona jurídica o natural que representa y el Nit.
2. Carta de aceptación escrita de ser incluidos en la lista con el nombre de la persona natural o persona jurídica a la que representan.
3. Certificado de existencia y representación legal si es persona jurídica.
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
5. Hoja de vida correspondiente de cada uno de los aspirantes de la lista tanto principales como suplentes, deberá constar identificación, dirección de residencia y ciudad, correo electrónico personal para efectos de notificaciones, (Anexando soportes de experiencia y formación académica)
6. Fotocopia de tarjeta profesional en caso de que su profesión u oficio lo requiera.
7. Manifestación escrita de la aceptación del cargo en caso de ser electos, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
8. Solicitud de autorización para ejercer el cargo en el evento de ser elegidos, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
9. Certificado de encontrarse a paz y salvo por aportes con la Caja.
10. Manifestación juramentada personal expresa donde se declare conocer y no estar incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés establecidos en la Ley 21 de 1982, Decreto Ley 2463 de 1981, y Ley 789 de 2002 y de no pertenecer a otro Consejo Directivo de Caja de Compensación o Asociación de Cajas.
11. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
12. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría Delegada para investigaciones juicios fiscales y jurisdicción coactiva.
13. Certificado antecedentes judiciales especial expedido por la Dirección de Investigación Criminal e Interpol-DIJIN y/o manifestación especial bajo la gravedad de juramento.
14. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la autoridad que vigila su profesión u oficio y/o manifestación especial bajo la gravedad de juramento.


7. La inscripción de candidatos para la elección del Revisor fiscal principal y suplente debe hacerse por escrito en forma física y presentarse ante la secretaria de la Dirección General de la Caja (sede administrativa de la Puerta del Sol, carrera 27 # 61 78, 5° piso) en el horario de 8:00 a.m. a 12 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes a partir del 13 de mayo y hasta el día 22 de mayo de 2025. La inscripción debe incluir los siguientes documentos:

1. Hoja de vida de la persona jurídica o natural que se postula.
2. Certificado de existencia y representación legal, si es persona jurídica.
3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional, de la persona natural y en el caso de persona jurídica, de quien sea designado por ésta.
4. Propuesta clara y precisa acerca de: valor de los honorarios que aspira devengar durante la totalidad del periodo estatutario, indicando expresamente si incluye o no IVA, recursos humano y técnico que utilizará en su labor, el cual deberá ser acorde con las necesidades de la Corporación y experiencia relacionada con el cargo, plan de trabajo propuesto.
5. Manifestación expresa de haberse informado sobre la estructura y funcionamiento de la Caja.
6. Manifestación juramentada personal expresa tanto del representante legal de la firma como de quien prestará el servicio bajo su responsabilidad, donde se declare conocer y no estar incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés establecidos en la ley 21 de 1982, Decreto Ley 2463 de 1981, y ley 789 de 2002, y de no estar prestando los servicios como revisor fiscal en otra Caja de Compensación o Asociación de Cajas.
7. Manifestación escrita de la aceptación del cargo en caso de ser electos, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
8. Solicitud de autorización para ejercer el cargo en el evento de ser elegidos, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
9. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
10. Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría Delegada para investigaciones juicios fiscales y jurisdicción coactiva.
11. Certificado antecedentes judiciales especial expedido por la Dirección de Investigación Criminal e Interpol-DIJIN y/o manifestación especial bajo la gravedad de juramento.
12. Certificado de antecedentes disciplinarios actualizado expedido por la autoridad que vigila su profesión u oficio.

La lista de afiliados hábiles estará publicada en la sede administrativa de Cajasan Puerta del Sol, carrera 27 # 61 78, 1° piso, y en los Centros Integrales de Servicios de los municipios. Los libros contables, y demás documentos pertinentes a los estados financieros estarán a disposición de los afiliados hábiles en la unidad de Soporte Corporativo de Contabilidad de la Corporación. Para ejercer el derecho de inspección sobre alguna información especial de los libros de contabilidad, deberán elevar una solicitud acreditando su calidad de afiliado, al correo electrónico